Der erfolgreiche Einsatz von einer ERP Branchenlösung und integriertem Rechnungswesen am Beispiel der Kyberg Pharma GmbH.

Die Kyberg Pharma Vertriebs GmbH und Co. KG ist Hersteller und Großhändler von medizinischen Produkten und Arzneimitteln. Um den besonderen Anforderungen des Pharma-Marktes erfolgreich zu begegnen, verlässt sich der deutschlandweit tätige Teilsortimentler aus Oberhaching bei München auf eine ausgeklügelte EDV-Landschaft.

Der Markt.

Kaum eine Branche weist so spezielle Eigenarten auf wie die Pharma-Branche. Den daraus resultierenden Anforderungen an die eingesetzte Software musste sich deshalb auch Kyberg Pharma bei der Suche nach geeigneten Lösungen stellen, weiß Marcus Baier, IT-Verantwortlicher in dem Unternehmen zu berichten: „Als wir uns vor 4 Jahren für dsp-Win von der Firma dsp Computersysteme aus München entschieden haben, war ein wesentlicher Grund, wie die Software unsere speziellen Bedürfnisse realisiert.“ Als Beispiel erwähnt Baier hier das Phoenix-Bestellsystem, ein deutschlandweites, elektronisches Bestellsystem, an dem alle Teilnehmer des pharmazeutischen Marktes wie Großhändler, Hersteller und Abnehmer angeschlossen sind. Bei der Firma Kyberg Pharma gehen über das Phoenix- Bestellsystem täglich zwischen 50 und 200 Bestellungen ein. Die empfangenen Dateien werden automatisch via Importschnittstelle in die Warenwirtschaft importiert. Dort generiert das System selbstständig aus jeder Bestellung einen Auftrag.

Lobend erwähnt Baier zudem die Umsetzung der im Pharma-Großhandel üblichen Sonderkonditionen in Form von Bar- und Naturalrabatten. Diese Preisnachlässe werden durch das ERP-System nicht nur dargestellt, sondern lassen sich auch aktiv ver- und bearbeiten sowie für eine Bestimmung des Einkaufspreises in einen Effektivrabatt umrechnen. Aber auch andere Preisaktionen wie zum Beispiel zeitlich begrenzte Angebote werden von dem System anhand spezieller Angebotsnummern gelöst. „Hierzu haben wir in unseren Phoenix-Dateien ein spezielles Textfeld definiert. Das System erkennt die Angebotsnummern automatisch und zieht dann die entsprechenden Konditionen für den jeweiligen Auftrag“, so Baier.

Steht ein Auftrag fest, wird dieser vom System durch das ganze Unternehmen bis ins Lager geleitet. Eine Liefermengenermittlung unterstützt den Disponenten hier bei seiner Planung und nimmt die Warenzuteilung nach frei bestimmbaren Kriterien vor, wie zum Beispiel Chargen nach Verfallsdatum. Als besonders praktisch erwiesen hat sich dabei, dass dsp-Win alle offenen Aufträge für einen Kunden zusammenfassen kann. Aus diesem Sammelauftrag kann dann ein einziger Lagerauftragsschein gedruckt werden. „Für das Lager bedeutet dieses Feature eine ganz wesentliche Arbeitserleichterung“, erklärt Baier und er fügt hinzu: „Auf diese Weise ist zum Beispiel eine wegeoptimierte Kommissionierung möglich.“ Nach vollständiger Kommissionierung und Verladung des Auftrags werden von dsp-Win sämtliche Dokumente wie Versandpapiere oder Barcode-Etiketten von verschiedenen Frachtführern plus Lieferscheine gedruckt. Als Clou erweist sich hier, dass das System den vormals zusammengefassten Sammelauftrag wieder in die ursprünglichen Einzelaufträge aufschlüsselt. So kann der Kunde jede Bestellung wieder klar in seinem Wareneingang zuordnen.

Aber auch die zweiwöchigen Aktualisierungen von Artikelinformationen durch die zentrale Informationsstelle für Arzneimittelinformationen, kurz IFA, machen dem System keine Probleme. Hierzu werden die Artikelstammdaten per Schnittstelle mit den eingehenden Aktualisierungsdateien abgeglichen. Änderungen werden automatisch durchgeführt und protokolliert. Wie wichtig eine ausreichende Anzeige vor allem bei preislichen Änderungen ist, wird deutlich, wenn man die in der Pharma geltende Preisspannenverordnung kennt. In dieser Verordnung sind die Einkaufspreise und Margen auf Basis der Abgabepreise in den Apotheken festgelegt. Eine  genaue Beobachtung der Preise ist daher angesichts enger Gewinnspannen überlebenswichtig. Diesen Ansatz unterstützt dsp-Win.

Transparenz und Kostenkontrolle.

Eine besondere Bedeutung schreibt Marcus Baier der Finanzbuchhaltung bei Kyberg Pharma zu. Hingegen der vorherrschenden Ansicht, gehen in seinen Augen die Aufgaben der FiBu weit über das Erstellen von standardisierten Berichten und Auswertungen hinaus. „Wir haben uns Ende 1999 für Entire Finacials von der Entire Software AG, Ulm entschieden, weil es nicht nur solide betriebswirtschaftliche Auswertungen erzeugt, sondern eine Reihe von für uns wichtigen Anforderungen abdeckt“, erklärt Baier. Stellvertretend nennt er die automatische Übergabe des Wareneinsatzes. Dazu werden in der Warenwirtschaft die Summe alle Einkaufswerte der verkauften Waren zusammengezählt und an die Finanzbuchhaltung übergeben. Dort findet eine vorläufige Verbuchung statt. Auf diese Weise kann Kyberg Pharma in einer Art zeitnahen Ergebnisrechnung jederzeit leicht und per Knopfdruck sowohl den aktuellen Wareneinsatz als auch den Deckungsbeitrags ermitteln. „Durch die Schnittstelle zwischen dsp-Win und Entire Financials wissen wir jederzeit, wo wir stehen, und müssen nicht erst auf eine klassische Ergebnisrechnung warten“, so Baier. Auswertungen und Protokolle alarmieren dabei, falls die vorgebenden Deckungsbeiträge einmal unterschritten werden oder der Wareneinsatz zu hoch ist. Auf diese Weise kann frühzeitig auf negative Umsatz- und Margenveränderungen reagiert werden. Die Aufschlüsselung nach Waren- beziehungsweise Erlöskontengruppen verfeinert das Bild außerdem.

Aber auch die Rückübergabe offener Posten von Entire Financials an dsp-Win erleichtert den täglichen Umgang mit hunderten von Kundenvorgängen. Hierzu können innerhalb der Finanzbuchhaltung Listen gedruckt werden, welche Kunden noch nicht bezahlt haben. Diese Posten werden wieder via Schnittstelle an die Warenwirtschaft zurückgegeben. Dort stehen sie jeder involvierten Abteilung zur Verfügung. Besonders der Verkauf profitiert deshalb von der hervorragenden Vernetzung beider Systeme miteinander, da er ständig über die Zahlungsmoral seiner Kunden informiert ist und seine Tätigkeiten gezielt darauf ausrichten kann.

Welche Vorteile eine so enge Verzahnung von FiBu und ERP-System außerdem hat, wird auch an einem anderen Beispiel deutlich. Denn beide Systeme setzen auf Oracle-Datenbanken auf. Für Kyberg Pharma bedeutet das die Möglichkeit, für Auswertungen beide System mit relativ wenig Aufwand gegenüberzustellen und zu verbinden. „Unsere Oracle-Datenbank bietet uns ein performantes und sicheres Datenbanksystem. Da beide Systeme auf die gleiche Datenbank aufsetzen, können wir jederzeit aus beiden Systemen Berichte erstellen“, führt Baier aus. Geplant sei beispielsweise das Gegenüberstellen von Plan- und Istkosten aus der Finanzbuchhaltung mit Umsätzen aus der Warenwirtschaft um so eine Art Kostenstellenergebnisrechnung zu erhalten.

Systeme unterstützen Konzepte.

Als einer der wenigen Großhändler in der Pharma-Branche bietet das Unternehmen Kyberg Pharma kleinen und mittleren Artikelsortimentlern logistische Leistungen unterschiedlicher Ausprägung an. Dieses Konzept trägt den Namen Kyberg Full- Service Distributions-Konzept. Es umfasst unter anderem Leistungen wie Lagerhaltung, Versand, Auftragsannahme, Faktura bis hin zu buchhalterischer Betreuung inkl. Mahnwesen und Inkasso. Bereits bei der Konzeption dieses Ansatzes war bei Kyberg Pharma dabei die Bedeutung von elektronischen Systemen klar, die dieses Konzept unterstützen mussten: „Einige unserer Kunden legen Lagerung, Vertrieb und Verkauf komplett in unserer Hände. Diese Unternehmen ersparen sich auf diese Weise den Unterhalt von Räumlichkeiten und Personal. Für uns bedeutet dass, das wir nach einer Wareneingangsprüfung voll verantwortlich für diesen Kunden sind. Diese Verantwortlichkeit geht sogar bis zur Einforderung von Rechnungen im Mandantennamen, die am Monatsende mit jedem Kunden abgerechnet werden.“ Für Marcus Baier war deshalb eine volle Mandantenfähigkeit beider Systeme das ausschlagende Argument. Beide Lösungen können Vorgänge für jeden Kunden völlig unabhängig voneinander abbilden und verwalten. Aber auch der Datenaustausch mit den betreuten Unternehmen musste von den Systemen unterstützt werden. Für den Austausch von Bestands- und Lieferinformationen oder offenen Posten können deshalb in den Systemen Standards frei definiert werden.

Weitere Informationen:

www.entire.de
www.kyberg.de