Eine automatisierte Bestellvorschlagsermittlung bildet einen der zentralen Kernpunkte innerhalb eines ERP-Systems.

Die damit verbundene Zielsetzung ist es, das Lager derart aufzufüllen, sodass optimale Verfügbarkeit bei minimaler Bevorratung erreicht werden kann.

Vorliegender Bericht soll die verschiedenen Gesichtspunkte zu diesem Thema näher erläutern.

1. Allgemeines/Ablauf

Üblicherweise läuft eine Bestellvorschlagsermittlung in folgenden Schritten ab:

• Auswahl der gewünschten Artikel
• Auswahl des Lieferanten bzw. Vorgabe (billigster/schnellster etc.)
• Berechnung eines Bestellvorschlags je Artikel nach einstellbarer Formel
• Manuelle Nachbearbeitung der Ergebnisse mit allen relevanten Kenngrößen
• Generierung von Bestellungen sowie Nachkontrolle von Gesamtwerten je Lieferant

Optional könnte als Erstes noch eine Voranalyse stattfinden, bei welchen Lieferanten überhaupt ein Bedarf an Ware existiert.

Grundsätzlich sollte es jedoch möglich sein, die Artikel nach variablen Kriterien filtern zu können, ob z.B. die Analyse auf eine bestimmte Produktgruppe oder einen bestimmten Lieferanten von vornherein eingrenzen zu können. Falls der Lieferant nicht vorgegeben wird, sollte es darüber hinaus möglich sein, festzulegen, nach welchen Kriterien der jeweilige Lieferant ausgesucht wird (natürlich nur, falls prinzipiell mehrere Lieferanten pro Artikel eingetragen sein können). In diesem Fall wären sinnvolle Kriterien für den Lieferanten z.B. Billigster, Schnellster oder einfach nur der festgelegte Bestell- oder Hauptlieferant.

Falls mehr als eine Person für den Einkauf zuständig ist und jeder für sich die Vorschlagsermittlung nutzen möchte, ist darauf zu achten, dass sich die Artikel nicht überschneiden und auch bei der manuellen Nachbearbeitung nach Benutzer getrennt werden.

Die generelle Berechnung eines Bestellvorschlags sollte anhand verschiedenster Kenngrößen individuell eingestellt werden können. Die gebräuchlichsten werden im Anschluss an diesen Abschnitt zusammen mit einer üblichen Formel kurz vorgestellt. In den weiteren Abschnitten werden dann etwas komplexere Methoden aufgezeigt.
Man sollte überlegen, ob die Formel zur Berechnung von Artikeln je Klassifizierung unterschiedlich sein muss (Saison-Artikel, Trend-Artikel, Ladenhüter etc.)

Nach der Ermittlung eines Bestellvorschlags müssen alle Ergebnisse in einer Tabelle eingesehen und/oder nachbearbeitet werden können. Dabei sollte es möglich sein, den berechneten Vorschlag entsprechend abändern zu können. Vorraussetzung hierfür ist das Sichtbarmachen aller relevanten Daten, die zu diesem Bestellvorschlag geführt haben. Noch besser ist es, wenn bestimmte Vorgänge wie z.B. alle Verkäufe des Artikel innerhalb eines Zeitraumes, alle Zugänge, alle offenen Bestellungen, alle offenen Aufträge u.s.w. direkt einsehbar sind, um die Güte des Bestellvorschlags besser beurteilen zu können.
Bei einem Filialbetrieb muss darauf geachtet werden, dass die Kenngrößen entsprechend aufgeschlüsselt werden (z.B. offene Aufträge und Bestellungen und Verkäufe von bestimmten Filialen).

Als letzter Schritt findet dann die Generierung der eigentlichen Bestellungen statt, wobei diese nochmals manuell hinsichtlich lieferantenspezifischer Kriterien wie z.B. Mindestbestellwert überprüft werden sollten.
Ein Automatismus, der solche Kriterien bereits beim Berechnen eines Bestellvorschlags berücksichtigt, ist sehr schwer festzulegen. So kann es z.B. wesentlich sinnvoller sein, einen zusätzlichen Artikel mitzubestellen oder einen ganz bestimmten Artikel zu erhöhen, anstatt die Mengen gleichverteilt zu erhöhen, um einen Mindestbestellwert zu erreichen. Ähnlich komplex verhält es sich auch bei anderen Kriterien wie Gesamt-Verpackungsmenge oder Liefervolumen.

2. Eine einfache Formel

Für Betriebe, die überhaupt noch nicht mit einer automatischen Vorschlagsermittlung gearbeitet haben, bietet sich unter der Vorraussetzung einigermaßen gleichmäßiger Abverkäufe folgende Grundformel an:

• Deckung = Bestand + Bestellmenge – Auftragsmenge
• Falls Deckung < Mindestbestand, Vorschlag = Mindestbestand – Deckung
• Andernfalls:  Vorschlag = 0 (Deckung reicht aus)

Bei dieser Formel wird als von einer Deckung ausgegangen, die nicht nur den Lagerbestand, sondern auch alle noch offenen Auftragsrückstände sowie alle offenen Bestellrückstände eines Artikels mit einbeziehen. Letzteres ist deshalb sinnvoll, da sonst bei einer erneuten Berechnung die bereits erzeugten Bestellungen von vorhergehenden Läufen unberücksichtigt bleiben würden. Die Auftragsrückstände zu berücksichtigen, erklärt sich von selbst, da möglicherweise der aktuelle Bestand nicht ausreicht, um diese Bedienen zu können.

Diese Deckung wird jetzt mit dem Mindestbestand verglichen. Dieser sollte eine Menge enthalten, die man wenigstens immer auf Lager haben möchte. Man spricht bei dieser Menge auch von der notwendigen Lagervorhaltung. Natürlich kann man diese Größe manuell pflegen, braucht dafür jedoch eine Menge Erfahrung mit der Gängigkeit des Artikels. Besser ist es, diesen automatisch berechnen zu lassen, und zwar anhand der durchschnittlichen Abverkäufe pro Monat (gerechnet auf die letzten n Monate) multipliziert mit der Lieferzeit des Lieferanten:

Mindestbestand = Durchschnittsverkauf pro Monat * Liefertage / 30

Dieser Mindestbestand zielt also darauf ab, genau soviel vorzuhalten, wie innerhalb der Wiederbeschaffungszeit des Artikels im Schnitt abverkauft wurden.
In diesem Fall trennt man auch die Bestellvorschlagsermittlung von der Mindestbestandsermittlung, da Letzteres bei dieser Form der Berechnung nur einmal pro Monat neue Werte ergibt.

Man muss an dieser Stelle betonen, dass es sich lediglich um ein Hilfsmittel handelt und es natürlich immer einer manuellen Nachkontrolle bedarf. Sollte doch einmal zuviel oder zuwenig bestellt worden sein, gleicht sich das bei der nächsten Ermittlung wieder aus.
 
Natürlich lassen sich jetzt zahlreiche Variationen unter Zuhilfenahme verschiedenster Zahlen vorstellen. Dazu sollten allerdings erst einmal einige Grundlagen vorgestellt werden.

3. Berechnungsgrundlagen

Nachfolgende Kenngrößen finden überlicherweise Verwendung bei einer Bestellvorschlagsermittlung bzw. können eine Rolle bei der Beurteilung der Güte des Ergebnisses spielen:

• Lagerbestand: Momentaner Bestand eines Artikels; zu beachten ist, dass bei einem Bestellvorschlag möglicherweise nur der Bestand eines oder bestimmter Läger verwendet werden darf .
• Offene Bestellmenge: Dieser Speicher enthält die bereits bestellte Menge des Artikels bei einem oder mehrerer Lieferanten. Auch hier kann es erforderlich sein, nur bestimmte Bestellungen berücksichtigen zu müssen (z.B. nur diejenigen für ein bestimmtes Lager oder nur diejenigen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes).
• Offene Auftragsmenge: Dieser Speicher enthält die noch zu liefernde Menge des Artikels an die Kunden. Auch hier kann es erforderlich sein, nur bestimmte Aufträge berücksichtigen zu müssen (z.B. nur diejenigen aus einem bestimmten Lager oder nur diejenigen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes). Bei der offenen Auftragsmenge ist darauf zu achten, dass auch Set-Artikel (Verkaufsartikel besteht aus n Lagerartikel) entsprechend berücksichtigt werden.
• Deckung: Verfügbarer Bestand unter Berücksichtigung der Rückstände, d.h. Deckung = Lagerbestand + Offene Bestellmenge – Offene Auftragsmenge
• Durchschnittsverbrauch: Mittlere Verkaufsmenge pro Zeiteinheit innerhalb einer Zeitspanne. Natürlich kann der Verbrauch eines Artikels aufgrund seiner Vergangenheit auch zeitabhängig (siehe Abschnitt 5 und 6) sowie verwendungsabhängig ermittelt werden (z.B. bestimmte Abverkäufe werden nicht berücksichtigt).
• Reichweite: Anzahl in Tagen, die der aktuelle Bestand reichen wird, wenn ein bestimmter Verbrauch (i.a. der Durchschnittsverbrauch) angenommen wird.
• Lieferzeit: Festgelegte oder ermittelte Anzahl an Tagen, an denen der Artikel beschafft werden kann
• Mindestbestand: Manuell oder automatisch ermittelter Bestand, der nicht unterschritten werden soll.
• Maximalbestand: Manuell oder automatisch ermittelter Bestand, der nicht überschritten werden soll.
• Saison-Faktoren: LieferantenabhängigeWichtungen für Bestellvorschläge aufgrund verschiedener Zeiträume (z.B. im August immer der doppelte Bedarf).
• Mindest-Bestellmenge: Artikel- und lieferantenabhängige Mindestabnahmemenge.
• Verpackungsmenge: Artikel- und lieferantenabhängige Verpackungsmenge (immer Vielfaches von)
• Anzahl Verkäufe pro Monat
• Verteilungskoeffizient hinsichtlich der Käuferzahl (wie viele Kunden kaufen wieviel Prozent der gesamten Verkaufsmenge des Artikels)

4. Variationen / Nuancen

Im gezeigten Beispiel im Abschnitt 2. wird die Deckung mit einem Mindestbestand verglichen. Der Mindestbestand ist somit der Auslösebestand für einen Bestellvorschlag. Wird dieser unterschritten, wird wiederrum auf diesen aufgefüllt. Er ist somit gleichzeitig der gewünschte Zielbestand.

Frage Eins muss also lauten: Was soll der Auslösebestand sein?

Der Mindestbestand bietet sich sinnvollerweise an, da er sinngemäß definiert ist. Man könnte bei bestimmten Artikeln natürlich sagen, dass der Auslösebestand erst unterhalb eines bestimmten Prozentsatzes vom Mindestbestand liegt. Denkbar wäre auch, dass sich der Auslösebestand aufgrund einer Multiplikation des Mindestbestands mit einem Saison-Faktor, der beim Lieferanten oder beim Artikellieferanten gespeichert ist, ergibt.
Natürlich kann der Auslöser auch direkt an den Durchschnittsverbrauch oder einer komplexeren Verbrauchsschätzung gekoppelt sein (siehe Abschnitt 5. und 6.). In diesem Fall muss der Besteller jedoch vorgeben, wieviel Reichweite er benötigt, d.h. er muss beim Berechnen von Bestellvorschlägen vorgeben, wie lange sein Vorrat halten soll.

Frage Zwei lautet: Was soll der Zielbestand sein?

Für den Zielbestand gilt generell das gleiche wie für den Auslösebestand. Wenn der Auslösebestand der einfache Mindestbestand ist, kann der Zielbestand logischerweise einen gewissen Prozentsatz höher sein (der sich wiederrum durch einen Saison-Faktor ergeben kann). Auch ist denkbar, dass bei bestimmten Artikeln der Maximalbestand gleich direkt im Artikel hinterlegt ist bzw. bei der Mindestbestandsermittlung mitberechnet wird.
Auf jeden Fall sollte beim Zielbestand berücksichtigt werden, ob eine bestimmte Mindestbestellmenge und/oder eine Verpackungsmenge im Artikellieferant vorgegeben ist.

Frage Drei: Was ist besser: Mindestbestand oder Reichweite?

Beim Mindestbestand braucht der Einkäufer nicht darauf zu achten, wie lange die Ware halten muss, da dieses bereits im Mindestbestand berücksichtigt ist: Sie soll wenigstens solange halten, dass innerhalb der Wiederbeschaffungszeit des Artikels dem Durchschnittsverkauf genüge getan wird. Natürlich lassen sich Nuancen in den Mindestbestand einbauen, der diverse Saison- oder Trendverläufe berücksichtigt.
Bei der Reichweite gibt der Einkäufer vor, wie lange seine Artikel halten sollen, z.B. x-Wochen. Das System muss dann ermitteln, wie lange die bisherige Deckung reicht und, im Falle, sie reicht nicht, eine entprechende Menge vorschlagen. Natürlich können auch hierbei nicht nur durchschnittliche Verkaufszahlen, sondern ebenfalls Saison- oder Trendverläufe einfliessen. Ausgangsbasis ist somit eine Verbrauchsszahl, die vorgibt, wieviel Menge in den nächsten n-Wochen benötigt werden.
Natürlich könnte man beide Verfahren auch mischen, z.B. der Artikel muss mindestens x-Wochen halten und soll ggf. auf den Mindestbestand aufgerundet werden (oder andersherum).

Frage Vier: Braucht man unterschiedliche Verfahren?

Es erleichert das Thema nicht gerade, kann aber durchaus sinnvoll sein. Gerade im Zusammenhang mit den in den nachfolgenden Abschnitten vorgestellten Verfahren zur Trend- und Saisonanalyse kann es erforderlich sein, Artikel der Klasse A anders zu Berechnen, als Artikel der Klassen B und C. Die Klassifizierung kann natürlich wiederrum von diversen Verkaufszahlen abhängen, z.B. von der Anzahl der generellen Verkäufe pro Monat.

5. Trendanalyse

Der Durchschnittsverbrauch pro Zeiteinheit (üblicherweise pro Monat) trägt natürlich nicht dem Umstand Rechnung, dass ein Artikel immer besser oder immer schlechter abverkauft wird (siehe Graphik).

Optimaler wäre es natürlich, eine Funktion durch die Messpunkte zu legen, die eine Extrapolation des zu erwartenden Abverkaufs zulässt. Die einfachste Form ist eine Gerade, man spricht dabei auch von linearer Regression.
In dem Beispiel in der Graphik wäre der Durchschnittsverbrauch wesentlich niedriger, als der sich ergebende Werte aufgrund der Regression, der wegen der steigenden Geraden einen deutlich höheren Verbrauch für zukünftige Monate prognostiziert. Bei dieser Art von Statistik muss jedoch darauf hingewiesen werden, dass vernünftige Werte nur dann zustandekommen, wenn entsprechend viele Messpunkte vorliegen. In unserem Beispiel heißt das, dass der Artikel mehrmals pro Monat verkauft werden muss, um keine utopischen Werte zu erhalten. Man kann das Ergebnis dieser Vorrausberechnung natürlich gut verwenden, um z.B. für bestimmte Artikel den Mindestbestand besser festzulegen.

Um Schwankungen nach unten oder oben sowie Kehrtwendungen besser berücksichtigen zu können, muss auf mehrdimensionale Regression zurückgegriffen werden. Allerdings gilt auch hier: je weniger Messpunkte, desto zufälliger das Ergebnis.

6. Saisonbedarf

Ein Artikel der einem Saisonverlauf folgt, z.B. im Frühjahr wird wesentlich mehr abverkauft, als im Sommer und im Herbst, helfen die durchschnittlichen Verkaufszahlen wenig, um eine vernünftige Verbrauchsschätzung abzugeben.
Eine mehrdimensionale Regression wäre eine Möglichkeit, jedoch ist diese oft schwer handhabbar.
Eine einfachere Lösung besteht darin, Vergleichszeitäume aus den Vorjahren heranzuziehen und diese zusätzlich zu gewichten. Wenn Beispielsweise ein Artikel im Januar des Vorjahres und des VorVorjahres eine deutlich höhere Verkaufszahl aufweist, als der nachfolgende Monat, wird es eher wahrscheinlich sein, dass es sich im kommenden Jahr ähnlich verhält. Natürlich ist eine gewisse Portion Erfahrung notwendig, die Zeiträume festzulegen und die Ergebnisse zu überprüfen. Bewährt sich jedoch ein System, bei dem die Verbrauchsschätzung aufgrund der Vergangenheit bereits n-Monate im voraus berechnet wird und die Ergebnisse nicht nur in den Mindestbestand einfliessen, sondern dem Einkäufer bei der Nachbearbeitung der Bestellvorschlagsliste angezeigt werden. So läßt sich auch dem Umstand einer Saisonverschiebung leichter Rechnung tragen.

7. Weitere Zielsetzungen (Reichweitenliste, Überbestandsliste)

Ein Nebenprodukt einer Bestellvorschlagsermittlung kann natürlich auch sein, Reichweiten oder Überbestände zu errechnen. Wenn prinzipiell ausgerechnet werden kann, wiviel Menge eines Artikels beschafft werden muss, um den Abverkauf für die nächsten x-Wochen zu sichern, kann natürlich auch ermittelt werden, von welchen Artikeln zu viele auf Lager liegen.

Ein weitere Fragestellung kann lauten, Lieferanten zu ermitteln, bei denen ein bestimmter Lagerwert an notwendigen Artikeln unterschritten ist, oder bei denen überhaupt zu wenig von einem Artikel auf Lager ist.

Das Thema vollständig zu behandeln, ist in der Kürze des Berichts natürlich nicht möglich. Er enthält aber sicherlich eine Menge interessanter Ideen, die zur Erreichung guter Möglicheiten hilfreich sind.
 

Ch. Dorsch, 04.01.2007